Wat is uw bedrijfstype? Welk procestype zoekt u?

Privacyverklaring

Algemeen

RDC ondersteunt ondernemers in de mobiliteitssector bij het (digitaal) ondernemen. Hierbij respecteert RDC de privacy van haar klanten en van alle andere personen die betrokken zijn bij de RDC-dienstverlening. Met deze privacyverklaring wil RDC je graag informeren over welke persoonsgegevens we voor welke doeleinden verzamelen. RDC komt de voor haar relevante wettelijke verplichtingen omtrent privacy, zoals vermeld in o.a. de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) en de Telecommunicatiewet (e-privacy), na.

Inhoud

Deze privacyverklaring bevat informatie over hoe RDC omgaat met jouw persoonsgegevens.

De Autoriteit Persoonsgegevens omschrijft ‘een persoonsgegeven’ als volgt op haar website: ‘Een persoonsgegeven is elk gegeven over een geïdentificeerde of identificeerbare natuurlijke persoon. Dit betekent dat informatie ofwel direct over iemand gaat, ofwel naar deze persoon te herleiden is. Dat het om een natuurlijke persoon moet gaan, houdt in dat gegevens van overleden personen of van organisaties geen persoonsgegevens zijn.’

Deze privacyverklaring betreft alle gegevens die aan ons zijn verstrekt, zowel via onze website (incl. cookies) en in onze systemen, als via formulieren en contracten. Ook wordt hierin aangegeven hoe je jouw rechten ten aanzien van jouw persoonsgegevens die RDC heeft, kunt uitoefenen.

Doelbinding en gebruik van door jou verstrekte gegevens

RDC houdt zich aan het wettelijk vereiste doelbindingsprincipe. ‘Doelbinding’ betekent dat jouw gegevens enkel gebruikt mogen worden voor het doel waarvoor ze zijn verstrekt. Om je onze producten en diensten aan te kunnen bieden, hebben we bepaalde persoonsgegevens van je nodig. We verwerken jouw persoonsgegevens met de volgende doeleinden:

  • Om een overeenkomst te kunnen nakomen; bijvoorbeeld contactgegevens, inloggegevens en betaalgegevens.
  • Om aan de wet te voldoen; bijvoorbeeld btw-nummer en salarisgegevens.
  • Om als RDC de afspraken in overeenkomsten te kunnen uitvoeren en om haar diensten te kunnen verlenen; bijvoorbeeld voertuigbezit, de vestiging(en) waar je werkt en transactiegegevens.
  • Om je naar aanleiding van de dienstverlening op de hoogte te houden van ontwikkelingen bij RDC. Bijvoorbeeld  contactgegevens en prospectgegevens. We vragen toestemming om jou een product en/of dienst te kunnen aanbieden welke niet gelijk is aan de productsoorten die we je al aanbieden.
  • Daarnaast verwerken wij klantgegevens voor statistische doeleinden (lees: niet herleidbaar naar een individueel persoon).
  • RDC past als verantwoordelijke geen volledig automatische beslisprocessen toe bij besluitvorming over relaties met haar betrokkenen.

Bewaartermijnen

RDC bewaart persoonsgegevens niet langer dan noodzakelijk en altijd overeenkomstig algemeen geldende wet- en regelgeving en eventuele aanvullende gedragscodes. Hieronder staan de verschillende bewaartermijnen die RDC in de verschillende situaties en bij verschillende soorten gegevens hanteert:

  • Na afloop klantrelatie
    RDC verwijdert alle persoonsgegevens twee jaar nadat een relatie met een directe klant beëindigd is. De persoonsgegevens die samenhangen met een individuele Mobi-ID van een mobiliteitsprofessional worden beheerd en verwijderd door de professional zelf.
  • Bij een openstaande vordering
    Mocht een oud-klant nog een vordering open hebben staan bij RDC, dan bewaart RDC de gegevens zolang als de vordering nog niet is afgehandeld en/of verjaard.
  • Bij prospects
    RDC bewaart prospectgegevens maximaal zes maanden na verloop van de geldigheidsduur van de uitgebrachte offerte of na het laatste contactmoment.
  • Financiële gegevens
    RDC is wettelijk verplicht om alle financiële gegevens zeven jaar te bewaren voor de Belastingdienst. Het is mogelijk dat hierbij ook persoonsgegevens worden bewaard.
  • Bij sollicitaties en medewerkers
    RDC bewaart sollicitatiegegevens maximaal zes maanden na het laatste contact indien men niet is aangenomen. Gegevens van oud-medewerkers worden maximaal twee jaar bewaard i.v.m. wettelijke verplichtingen.

Betrokkenen

Deze privacyverklaring heeft betrekking op vijf categorieën betrokkenen:

  1. Directe klanten: RDC heeft door de aard van haar dienstverlening per definitie enkel zakelijke klanten. Deze zakelijke klanten noemen wij onze directe klanten. RDC doet geen zaken met consumenten/natuurlijke personen, tenzij deze acteren in hun hoedanigheid van ondernemer, zoals in het geval van eenmanszaken, vof’s etc. Binnen de categorie directe klanten vallen ook de medewerkers van deze bedrijven waarvan de gegevens bij RDC bekend zijn.
  2. Indirecte klanten: dit betreft bijvoorbeeld voertuigeigenaren die voorkomen in de gegevensverwerking die wij in opdracht van onze directe klanten uitvoeren, en kleine bedrijven die gelijk worden gesteld met consumenten in onze voertuigendatabase.
  3. Medewerkers: dit betreft naast interne medewerkers ook ingehuurd personeel en sollicitanten.
  4. Bezoekers van de RDC-website.
  5. Leveranciers van diensten aan RDC: hiermee doelen we op onze eigen leveranciers.

Verantwoordelijkheden

RDC geldt als ‘Verantwoordelijke’ in de zin van de AVG voor informatie betreffende haar directe klanten, medewerkers, websitebezoekers en leveranciers.
RDC voert gegevensverwerking uit in opdracht van haar directe klanten. Gegevens die worden aangeleverd door directe klanten van RDC, welke betrekking hebben op indirecte klanten (bijv. rondom voertuigeigenaren), verwerkt RDC te goeder trouw. RDC treedt hierbij op als ‘(Sub)verwerker’ in de zin van de AVG. De directe klant van RDC geldt hierbij als Verantwoordelijke. Zie ook de paragraaf omtrent ‘Recht op informatie, verzet en overige vragen’.

Daar waar RDC gebruik maakt van (sub)verwerkers neemt RDC de verantwoordelijkheid om de afspraken met deze partijen omtrent de verwerking van gegevens goed vast te leggen en te bewaken. Elders op deze website worden deze partijen vermeld (zie (Sub)verwerkers).

Onze directe klanten, websitebezoekers en leveranciers zijn zelf verantwoordelijk voor juiste en volledige aanlevering van eigen gegevens. RDC is niet verantwoordelijk voor onjuistheden die door deze partijen zelf zo zijn doorgegeven. Wel zullen wij deze altijd zo spoedig mogelijk corrigeren, nadat we hiervan onderbouwd in kennis zijn gesteld.
Onze directe klanten zijn verantwoordelijk voor gegevens omtrent hun eigen klanten/consumenten (RDC’s ‘indirecte klanten’). Indirecte klanten zijn op hun beurt zelf verantwoordelijk voor juiste en volledige aanlevering van hun eigen gegevens bij de partijen met wie zij zelf een overeenkomst zijn aangegaan, contact onderhouden en/of aan wie zij toestemming tot verwerking van hun persoonsgegevens hebben gegeven. Het uitoefenen van de rechten van indirecte klanten dient altijd plaats te vinden via RDC’s directe klanten.

Recht op informatie, verzet en overige vragen

Indien je als directe klant, medewerker, websitebezoeker of leverancier van mening bent dat jouw gegevens onjuist dan wel onzorgvuldig worden behandeld, kun je hiervoor het contactformulier invullen. Het is ook mogelijk om een schriftelijk verzoek in te dienen. Na het indienen van een verzoek zullen wij een kopie van je ID-bewijs opvragen zodat wij kunnen bepalen of jij degene bent die het verzoek indient. Wij zullen na controle van jouw identiteit de kopie van jouw ID-bewijs vernietigen. RDC zal het verzoek zo snel mogelijk en in veel gevallen kosteloos behandelen. Wij streven ernaar binnen een week te reageren op je bezwaar.

Indirecte klanten met bezwaren verwijzen we indien ons bekend naar het bedrijf waarmee zij een directe relatie hebben, zoals de garage, dealer of leasemaatschappij. Deze bedrijven zijn volgens de AVG ‘Verantwoordelijke’ voor juist beheer van de aan hen toevertrouwde gegevens.

Je rechten

Op grond van de Algemene verordening gegevensbescherming (AVG) heb je onder andere recht op inzage in de persoonsgegevens die we van jou verzamelen en deze in bepaalde gevallen te laten aanpassen of verwijderen. Ook kun je ons in bepaalde gevallen verzoeken om ons gebruik van jouw gegevens te stoppen of om jouw gegevens in een machineleesbaar (digitaal uit te lezen) formaat te verstrekken. Directe klanten, medewerkers, bezoekers van onze website en leveranciers kunnen bij RDC gebruik maken van hun recht op informatie en verzet, zoals vormgegeven in de AVG.

Voor gebruikers van onze systemen is dit via onze website beschikbaar: als je inlogt op onze website (www.rdc.nl), kun je via het Mobi-ID selfserviceportaal jouw eigen gegevens inzien en wijzigen. Mocht je hierover vragen hebben, dan kun je contact opnemen met onze servicedesk.

Voor alle andere vormen om je rechten uit te oefenen kun je ons per e-mail (privacy@rdc.nl) of post een verzoek sturen.

Meer informatie over de rechten die je op basis van de AVG hebt, vind je ook op de website van de toezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens.

Indien je dat nodig acht kun je bij de Autoriteit Persoonsgegevens ook een klacht indienen over ons gebruik van jouw persoonsgegevens.

Formulieren, e-mails en relatiebeheer

Als je een (contact)formulier op onze website invult of ons een e-mail stuurt (@rdc.nl), dan zullen we de persoonsgegevens die je ons hiermee stuurt, verwerken en bewaren zolang als naar de aard van het formulier of de inhoud van je e-mail noodzakelijk is voor de volledige beantwoording en afhandeling daarvan. Ontvangen e-mails kunnen we daarnaast ook bewaren voor zover dit voor een goede uitvoering van onze reguliere werkzaamheden noodzakelijk is.

Daarnaast kunnen we je op de hoogte houden van de nieuwste ontwikkelingen, bijvoorbeeld door e-mails, nieuwsbrieven of persoonlijke aanbiedingen te sturen. We vragen specifiek toestemming om je een product en/of dienst te kunnen aanbieden buiten de range RDC generieke producten en diensten die we al aanbieden. Je kunt hiertegen altijd bezwaar aantekenen door een mail te sturen naar privacy@rdc.nl of de link in de e-mail te gebruiken waarmee je je direct kunt afmelden.

Verstrekking aan derden

We zullen je persoonsgegevens nooit aan derden verstrekken als dit niet expliciet uit onze privacyverklaring volgt. De enige twee uitzonderingen hierop zijn:

  • als we voor een verstrekking aan derden vooraf expliciet je toestemming vragen; of
  • als we hiertoe wettelijk zijn verplicht en pas nadat we ons uiterste best hebben gedaan om verstrekking op basis van een wettelijke verplichting te voorkomen.

Overige activiteiten

Voor alle andere activiteiten die RDC organiseert, of andere acties waarbij de inzet van belangstellenden wordt gevraagd, geldt dat RDC zo min mogelijk persoonlijke gegevens vraagt. Als RDC in campagnes samenwerkt met andere organisaties zal zij erop aandringen dat er een passend privacybeleid wordt gevoerd.

Wijzigingen privacyverklaring

RDC behoudt zich te allen tijde het recht voor om de privacyverklaring te wijzigen. Elke aanpassing zal op deze pagina bekend worden gemaakt. Het verdient dus aanbeveling om deze privacyverklaring geregeld te raadplegen, zodat je van eventuele wijzigingen op de hoogte blijft.

Deze privacyverklaring dateert van november 2020.

Contactgegevens functionaris gegevensbescherming: Marjetta Kleijn, privacy@rdc.nl.

  • Actueel nieuws